導入背景： 老朽化システムの課題解決へデジタル改革を推進
マドリード市議会の指示のもと、マドリード市営葬儀サービス（SFM）のデジタルトランスフォーメーション計画の実施を支援するため、SFMと提携しました。
SFMの業務プロセスは、十分にその能力を活用できておらず、多くの手作業や修正作業が必要となっていたため、生産性の低下が課題となっていました。チームのデジタルスキルの向上に加え、より効率的なサービスモデルへの移行、そして顧客中心のアプローチが求められていました。
システムと技術のサポートに関しては、以下のような課題が浮き彫りになっていました：
システムおよび技術課題
- システムの老朽化
- 既存のシステムが時代遅れとなり、最新の業務要件に対応できない。
- サードパーティとの統合の困難さ
- 他のシステムとの連携が難しく、業務の効率化を妨げている。
- エラー発生リスクの増加
- 手作業の多さにより、人的ミスが発生しやすい状況にある。
- サービスの継続性の欠如
- システム障害時のバックアップ体制が整っておらず、業務の中断リスクがある。
- 新たなビジネスニーズへの対応不足
- 柔軟性や拡張性に欠け、新しいサービス展開が難しい。
- 保証期間切れと高コストなメンテナンス
- システムのサポート終了やメンテナンスコストの増大、あるいはメンテナンス不能な状況。
これらの課題を解決し、持続可能で効率的な運営体制を構築するため、デジタル改革が急務となっています。
日常業務の円滑な運営を実現するため、SFMは市場や技術/機能セクターに適合し、適応性・安全性・サポート性を確保した管理制御システムを導入しました。
しかし、以下のような課題が依然として残っていました：
- データの正確性・一貫性・整合性の限界
- データの不整合が発生し、信頼性のある意思決定を妨げている。
- リアルタイムでの情報取得・共有が不可能
- 最新の情報を即座に把握できず、意思決定や対応の遅れにつながる。
- マスターのスプレッドシートの手動更新
- 月次ごとの手動更新が必要で、業務負担が大きい。
- 予算策定プロセスの分断
- 予算策定がビジネスの実態と連携されておらず、計画と運用の乖離が発生。
SFMは、現行の機能を維持しながらも将来的な成長を支える単一のプラットフォームが必要でした。さらに、新しいプラットフォームへの円滑な移行を実現するため、堅牢なチェンジマネジメント戦略の確立も不可欠でした。
導入施策：計画・予算編成を最適化
SFMは、計画、予算編成、予測ソリューションとしてJedoxを採用し、プロジェクトの管理はQuentalが担当しました。
Jedoxの高い適応性は、アジャイルなアプローチの促進において重要な要素となりました。Quentalは、予算編成・予測・レポート作成の各分野において、9か月にわたるプロジェクトを通じて、サードパーティプラットフォームとのシームレスな統合や移行、実装に必要なプロセスとアプリケーションを提供し、SFMに最適な管理プロセスを確立しました。
このプロジェクトでは、合計で5つの分析モデルと6つのプレゼンテーション/レポートモデルが導入され、各分野での可視化と効率化が実現されました。
導入された主なモデル
- 分析モデル（5つ）
- ビジネス活動（ビジネスチャンス）
- 業務活動（作業指示）
- 収益と請求管理
- 従業員と人件費
- 財務情報（貸借対照表・損益計算書）
- プレゼンテーション/レポートモデル（6つ）
- レポート／日次レポート
- ビジネス活動モデルおよびビジネス分析
- HR（人事）モデル
- 店舗モデル（花と植物）
- 墓地モデル（墓地および棺/骨壷の運営）
- 財務モデル
これらのモデルの導入により、SFMは事業運営の可視性を高め、より正確で迅速な意思決定を可能にするデータ活用環境を実現しました。
導入成果：レポート作成98%の業務効率化による判断精度向上
SFMは、QuentalとJedoxの導入により、業務プロセスの大幅な改善を実現しました。これにより、以下のような成果が得られています。
- 活動の分析とモニタリング手法の標準化
- SFMの業務分析とモニタリングプロセスが統一され、より効率的な運用が可能に。
- 顧客によるデータアクセスの強化
- 顧客が自らデータにアクセスし、標準レポートモデルの活用やアドホックなコンサルテーションの提供が可能に。
- 経営陣の意思決定の精度向上
- 管理情報や主要指標を経営層全体で統合し、迅速かつ的確な意思決定を支援。
- 戦略的な時間の確保
- 分析・設計・行動計画の策定、是正措置の実施、フォローアップにより多くの時間を割くことが可能に。
- 情報の完全性・信頼性・透明性の確保
- データの一貫性を確保し、より信頼性の高い情報を提供。
- デジタル変革の促進
- 社内の機能領域を、より広範なデジタル変革計画と整合し、持続可能な成長をサポート。
これらの取り組みにより、SFMはより効率的で透明性の高い運営を実現し、持続可能な事業成長への道を歩んでいます。
マドリード市営葬祭サービス
500名を超える従業員と多数の車両からなる専門チームで構成されています。さまざまな名称で100年以上の実績を持つこの組織は、マドリード市で最も歴史のある葬祭サービスです。